Aanzienlijk efficiënter proces

Vesteda is een Nederlandse woningbelegger die zich voornamelijk richt op het midden huursegment. Vesteda belegt gelden van institutionele beleggers, zoals pensioenfondsen en verzekeraars.
Het rendement van de beleggingen wordt mede behaalt door het verhuren van de woningen. Vesteda had 2 reorganisaties achter de rug. Hierdoor was de interne organisatie wat ontwricht en ontstond er behoefte aan het herbouwen van bestaande bedrijfsprocessen. Zo ook het commerciële verhuurproces.
Vesteda had commercieel voor ogen een hogere bezetting te behalen van de huurwoningen vanuit een gecontroleerd en efficiënt verhuurproces. De actuele stand zou dit resultaat niet kunnen leveren zonder een verandering in structuur, motivatie en aanpak.

Suppilo heeft gedurende 1 jaar het gehele commerciële verhuurproces zo weten in te richten dat Vesteda de beoogde ambitie ruimschoots heeft kunnen waarmaken. Een aansluitende verhuur verhoogd van 18 % naar ruim 50%.

Wat hebben wij geconstateerd en aangepakt?

Er bestond een enorme werkdruk bij de medewerkers van de verhuur binnendienst. Hierdoor was het niet mogelijk om een gewogen selectie te maken van potentiële klanten voor leegstaande woningen (het aanbod). Daarbij waren de medewerkers ongemotiveerd en gefrustreerd over deze situatie.

Door het proces inzichtelijk te maken en belangrijker nog, afhankelijk te maken van de doelstelling, leverde dit zekerheid in aanpak op.
“Efficiënt inrichten begint met durven loslaten.” aldus Cecile Vreede de implementatie partner bij dit proces.

Het verhuurproces zo inrichten dat de medewerkers blij zijn, we controle hebben en het belangrijkste nog, onze doelstellingen behalen! Dat is wat het Suppilo platform voor Vesteda.

Astrid Schlüter
Directeur operations Vesteda

Daarnaast hebben we de taken van de afdeling verhuur binnendienst opgesplitst en een multidisciplinair, zelfsturend team gecreëerd waardoor medewerkers zich verantwoordelijk begonnen te voelen en een motivatie om het werk goed uit te voeren, zichtbaar werd.
Door het inzichtelijke verhuurproces werd een volgende stap gemaakt naar de afdeling marketing en de verschillende regiokantoren. Door een nauwere afstemming in behoeftes van de afdelingen onderling, werden efficiëntere keuzes gemaakt en beter gestuurd op verantwoordelijkheden.
Gedurende deze transitie hebben we ook gekeken naar automatiseringsmogelijkheden. Eerst binnen huidige systemen en zo nodig andere tools ingezet. Zo hebben we ervoor gezorgd dat huurders een huurcontract geheel digitaal konden ondertekenen.
Door middel van de Suppilo platform heeft Vesteda ervoor kunnen zorgen dat na 1 jaar:

  • Medewerkers met plezier komen werken
  • De bezettingsgraad van de huurwoningen boven de doelstelling ligt
  • Vraag en aanbod op elkaar is afgestemd
  • Het commerciële verhuurproces efficiënt verloopt en daarmee de kosten zijn verlaagd